Οργανώνετε τις προσφορές σας για μια ορισμένη κατηγορία προϊόντων και δημιουργείτε την αντίστοιχη καμπάνια για να ενημερώσετε το κοινό. Εκείνοι ενθουσιασμένοι με τις τιμές και την ποιότητά σας μπαίνουν στη σελίδα σας και αγοράζουν ηλεκτρονικά.
Όμως κάποιες παραγγελίες ακυρώνονται, γιατί τα προϊόντα ήταν πια εκτός αποθέματος, η επιστροφή χρημάτων καθυστερεί 14 εργάσιμες και κάπως έτσι χάσατε μερικούς πελάτες. Γιατί έγινε όλο αυτό; Γιατί υπήρχε πρόβλημα στη διασύνδεση του ERP με το e-shop σας ή ακόμη χειρότερα, δεν έχετε εγκαταστήσει ERP!
Αυτή είναι μια πρώτη ιδέα του πόσο χρήσιμο και γιατί είναι ένα τέτοιο πρόγραμμα σε κάθε επιχείρηση. Επομένως ας δούμε τώρα πως μπορείτε να αποφύγετε την αποτυχία εγκατάστασης ενός ERP προγράμματος.
Πως να αποφύγετε την αποτυχία εγκατάστασης ενός ERP
Καθαρίστε τα data σας πριν το εγκαταστήσετε
Η διαδικασία της μεταφοράς δεδομένων από πολλαπλά συστήματα σε ένα και μοναδικό περιβάλλον, αυτό του ERP είναι μια απαιτητική διαδικασία. Δεν αρκεί απλώς να μεταφέρετε παλιά δεδομένα σε ένα νέο ERP. Οι επιχειρήσεις πρέπει να αξιολογούν αυτά τα δεδομένα για ακρίβεια, να συνδέει τα κενά, να απομακρύνουν τα διπλότυπα και να βεβαιωθεί, ότι κάθε πληροφορία είναι σωστά ενημερωμένοι.
Για παράδειγμα δεν υπάρχει δεν υπάρχει λόγος να μεταφέρετε στο ERP στοιχεία επικοινωνίας ενός προμηθευτή με τον οποίο δε συνεργάζεστε πια. Κι ενώ το ξεσκαρτάρισμα τέτοιων στοιχείων είναι χρονοβόρα, θα κάνει το ERP σας ακόμη πιο ακριβές, αποτελεσματικό και λιγότερο επιρρεπές μακροπρόθεσμα.
Προγραμματίστε αρκετό χρόνο για να κάνετε το set up, την εγκατάσταση, τη δοκιμή και τη ζεύξη
Μια νέα ERP λύση είναι ένα πανίσχυρο εργαλείο για την επιχείρησή σας, αλλά με τόσες διαδικασίες και τμήματα να εμπλέκονται στη διαδικασία, θα πάρει χρόνο για το σωστό set up, να γίνουν οι δοκιμές και να εξασφαλίσετε, ότι είναι απόλυτα λειτουργικό.
Για παράδειγμα το λογιστήριο πρέπει να είναι σίγουρο, ότι οι αναφορές είναι αυτοματοποιημένη διαδικασία και ότι προτού βγει live το πρόγραμμα, μπορούν να αντλήσουν τα σωστά δεδομένα. Οι υπεύθυνοι αποθήκης από την άλλη πρέπει να βεβαιωθούν, ότι οι κατάλογοι είναι ενημερωμένοι σε κάθε επίπεδο, από την αποθήκευση ως την ολοκλήρωση.
Προϋπολογισμός για απρόβλεπτα έξοδα
Όταν οι επιχειρήσεις παραβλέπουν τον φόρτο εργασίας, που προβλέπεται κάθε φορά που εγκαθιστούν ένα λογισμικό εφαρμογών, υπάρχουν δύο πιθανοί κίνδυνοι: α) η διαδικασία θα καθυστερήσει πολύ και αν το χρειάζονται άμεσα θα βγουν εκτός προθεσμίας. β) Γι΄αυτές τις καθυστερήσεις υπάρχει επιπρόσθετο κόστος.
Επιπρόσθετα με το κόστος του ίδιου του λογισμικού οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συνυπολογίζουν επιπλέον υλικά -hardware και software- και γενικά ότι χρειαστεί σε επίπεδο υποδομής για τη διαχείριση ενός λογισμικού εφαρμογών. Με την ίδια λογική χρειάζεται επιπλέον προϋπολογισμός και για τις απαιτούμενες προσαρμογές στις ανάγκες κάθε επιχείρησης.
Συντονίστε όλα τα τμήματα
Τις περισσότερες φορές που αποτυγχάνει η πραγματική ενσωμάτωση ενός συστήματος λογισμικού σε μια επιχείρηση είναι επειδή, το έχει εγκαταστήσει το ΙΤ τμήμα. Τι πιο λογικό θα απορήσει κανείς. Το πρόβλημα όμως είναι, ότι το ΙΤ τμήμα δεν το χρησιμοποιεί. Αυτοί που καθημερινά εξυπηρετούνται από ένα σύστημα λογισμικού είναι το τμήμα πωλήσεων, το τμήμα προμηθειών και παραγγελιών, το λογιστήριο. Επομένως όλα τα τμήματα μιας επιχείρησης πρέπει να συνυπολογίζονται όταν επιλέγουμε ένα λογισμικό εφαρμογών, που στοχεύει στο να εκτελούνται όλες οι εργασίες καλύτερα και ταχύτερα.
Δοκιμές και ενεργή συμμετοχή όλων των υπαλλήλων
Όσες φορές κι αν το πούμε, δεν αρκούν για να δώσουμε έμφαση στην τεράστια σημασία των δοκιμών, που πρέπει να γίνονται πριν βγει live το πρόγραμμα. Το στάδιο των δοκιμών περιλαμβάνει διάφορα στάδια. Ξεκινήστε από απλές εργασίες μέχρι και δοκιμές του προγράμματος, όταν θα υπάρχει υπερβολικός φόρτος εργασίας.
Εκτός αυτών βεβαιωθείτε, ότι όλοι οι υπάλληλοι θα αφιερώσουν μέρος του χρόνου τους για να εξοικειωθούν με το νέο λογισμικό εφαρμογών. Ζητήστε τους να πειραματιστούν, να δοκιμάσουν και να κατανοήσουν πως δουλεύει. Επιπλέον όλα τα μέλη της εταιρείας θα πρέπει να γνωρίζουν ποιες είναι οι υποχρεώσεις τους σε σχέση με το νέο πρόγραμμα. Συγκεκριμένα κάθε φορά που εκτελούν μια εργασία, θα προχωρούν και στην αντίστοιχη καταχώριση δεδομένων στο λογισμικό εφαρμογών.
Με δυο λόγια για την ομαλή λειτουργία ενός ERP θα πρέπει όλοι να μπουν στο πνεύμα του νέου τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης. Από την άλλη ορίστε ένα άτομο, το οποίο θα γνωρίζει τα πάντα γι’ αυτό και θα είναι εκείνος στον οποίο όλοι θα απευθύνονται σε περίπτωση απορίας.
Image by Freepik
