Ηλεκτρονικό Βιβλίο Υποδείξεων: Τι αλλάζει για εργοδότες & τεχνικούς ασφαλείας

Ένα από τα βασικότερα έγγραφα για την ασφάλεια στην εργασία περνά σε ψηφιακή μορφή. Τι προβλέπει το νέο πλαίσιο και τι πρέπει να ελέγξει κάθε επιχείρηση.

Η Επιθεώρηση Εργασίας ανακοίνωσε στις 29 Σεπτεμβρίου 2026 την έναρξη της ηλεκτρονικής υπηρεσίας για το Βιβλίο Υποδείξεων. Το βιβλίο, που για χρόνια ήταν έντυπο, σελιδομετρημένο και θεωρημένο, τηρείται πλέον στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Επιθεώρησης Εργασίας (ΟΠΣ-ΣΕΠΕ). Η αλλαγή αφορά πρακτικά κάθε επιχείρηση που απασχολεί προσωπικό.

Τι είναι το Βιβλίο Υποδείξεων

Κάθε επιχείρηση που απασχολεί έστω και έναν εργαζόμενο υποχρεούται να ορίσει τεχνικό ασφαλείας. Ο ρόλος του είναι συμβουλευτικός: ελέγχει τις συνθήκες εργασίας, εντοπίζει κινδύνους και υποδεικνύει στον εργοδότη τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν. Την ευθύνη εφαρμογής των μέτρων την έχει πάντα ο εργοδότης.

Οι υποδείξεις αυτές δεν δίνονται προφορικά. Καταγράφονται γραπτώς στο Βιβλίο Υποδείξεων, και ο εργοδότης οφείλει να λάβει γνώση. Έτσι το βιβλίο λειτουργεί ως η επίσημη «μνήμη» της πρόληψης στην επιχείρηση: τι εντοπίστηκε, πότε, και ότι η διοίκηση ενημερώθηκε.

Το νομικό πλαίσιο

Οι διατάξεις για την υγεία και ασφάλεια στην εργασία, που για χρόνια περιλαμβάνονταν στον Ν. 3850/2010, έχουν κωδικοποιηθεί στον Κώδικα Εργατικού Δικαίου (Π.Δ. 62/2025). Το άρθρο 32 του Ν. 5239/2025 (ΦΕΚ Α΄ 178/17.10.2025) τροποποίησε το άρθρο 504 του Κώδικα και προβλέπει ότι ο τεχνικός ασφαλείας καταχωρεί τις γραπτές υποδείξεις του σε ειδικό βιβλίο της επιχείρησης, το οποίο τηρείται ηλεκτρονικά στο ΟΠΣ-ΣΕΠΕ.

Τι αλλάζει στην πράξη

• Καταχώριση: ο τεχνικός ασφαλείας καταχωρεί τις υποδείξεις του ηλεκτρονικά, αντί να τις γράφει σε έντυπο βιβλίο.
• Ενημέρωση εργοδότη: ο εργοδότης δηλώνει ηλεκτρονικά ότι έλαβε γνώση των υποδείξεων, αντί να υπογράφει στο βιβλίο.
• Τήρηση: οι υποδείξεις φυλάσσονται στο σύστημα της ίδιας της Επιθεώρησης Εργασίας και όχι σε ένα βιβλίο στο γραφείο της επιχείρησης.

Γιατί αφορά άμεσα τον εργοδότη

Το Βιβλίο Υποδείξεων είναι από τα πρώτα έγγραφα που ελέγχονται σε μια επιθεώρηση ή μετά από εργατικό ατύχημα. Δείχνει αν ο κίνδυνος είχε εντοπιστεί, αν ο εργοδότης είχε ενημερωθεί και τι ακολούθησε. Με την ηλεκτρονική τήρηση, κάθε υπόδειξη και κάθε δήλωση γνώσης καταγράφονται στο σύστημα, οπότε το ίχνος αυτό γίνεται ακόμη πιο σαφές.

Με άλλα λόγια, η ψηφιοποίηση δεν αλλάζει την ουσία της υποχρέωσης. Κάνει όμως πιο δύσκολο να μείνει μια υπόδειξη «στα χαρτιά» χωρίς συνέχεια.

Τι να ελέγξει μια επιχείρηση τώρα

• Ότι έχει ορίσει τεχνικό ασφαλείας και ότι η αναγγελία του στην Επιθεώρηση Εργασίας είναι σε ισχύ.
• Ποιος στην επιχείρηση θα παρακολουθεί τις υποδείξεις στο σύστημα και θα δηλώνει ότι έλαβε γνώση.
• Ότι υπάρχει διαδικασία για την υλοποίηση των μέτρων που προτείνονται, και όχι μόνο για την καταγραφή τους.
• Ότι ο ελάχιστος ετήσιος χρόνος απασχόλησης του τεχνικού ασφαλείας τηρείται, ανάλογα με την κατηγορία επικινδυνότητας και τον αριθμό εργαζομένων.

Για πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, ο απλούστερος δρόμος είναι η συνεργασία με Εξωτερική Υπηρεσία Προστασίας και Πρόληψης (ΕΞΥΠΠ), όπως η Biosafety, που αναλαμβάνει την αναγγελία, το πρόγραμμα επισκέψεων και την τεκμηρίωση. Όποια λύση κι αν επιλεγεί, η μετάβαση στο ηλεκτρονικό Βιβλίο Υποδείξεων είναι μια καλή αφορμή για να ελέγξει κάθε επιχείρηση ότι η πρόληψη λειτουργεί στην πράξη και όχι μόνο στα έγγραφα.