Σε εκτεταμένη αναμόρφωση του πλαισίου προστασίας του απορρήτου στις ταχυδρομικές υπηρεσίες προχωρά η Αρχή Διασφάλισης του Απορρήτου των Επικοινωνιών (ΑΔΑΕ), θέτοντας σε ισχύ έναν νέο κανονισμό που φέρνει αυστηρότερες υποχρεώσεις για τις εταιρείες ταχυμεταφορών και τις ταχυδρομικές επιχειρήσεις. Το νέο πλαίσιο, που δημοσιεύθηκε στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, αντικαθιστά τον κανονισμό που ίσχυε από το 2005 και επιχειρεί να προσαρμόσει τους κανόνες ασφαλείας στις σύγχρονες τεχνολογικές εξελίξεις και στις νέες μορφές διακίνησης αποστολών.
Στο επίκεντρο των αλλαγών βρίσκεται η υποχρέωση όλων των αδειοδοτημένων ταχυδρομικών επιχειρήσεων να καταρτίσουν και να εφαρμόσουν Πολιτική Διασφάλισης του Απορρήτου. Πρόκειται για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο διαδικασιών που θα καλύπτει την προστασία των αποστολών, τη διαχείριση περιστατικών ασφαλείας, την εκπαίδευση των εργαζομένων και τη λογοδοσία των επιχειρήσεων απέναντι στην ΑΔΑΕ.
Αυστηρότερη επιτήρηση σε καταστήματα, αποθήκες και κέντρα διαλογής
Ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται στα λεγόμενα «ευάλωτα σημεία» του ταχυδρομικού δικτύου, δηλαδή στα καταστήματα εξυπηρέτησης πελατών, στα κέντρα διαλογής, στα μέσα μεταφοράς, στα σημεία επίδοσης και στις αυτοματοποιημένες θυρίδες παραλαβής.
Οι εταιρείες υποχρεώνονται να εφαρμόζουν μέτρα φυσικής ασφάλειας, όπως συστήματα βιντεοεπιτήρησης, συναγερμούς και ελεγχόμενη πρόσβαση στους χώρους όπου αποθηκεύονται ή διακινούνται ταχυδρομικά αντικείμενα.
Στην πράξη, οι επιχειρήσεις courier που λειτουργούν μέσω συνεργαζόμενων σημείων παραλαβής μέσα σε καταστήματα λιανικής θα πρέπει να διαχωρίζουν πλήρως τον χώρο εξυπηρέτησης πελατών από τους χώρους φύλαξης δεμάτων και επιστολών. Παράλληλα, θα οφείλουν να διασφαλίζουν ότι κανένα μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στις αποστολές.
Ακόμη πιο αυστηροί γίνονται οι κανόνες στα κέντρα διαλογής. Σε περίπτωση εισόδου επισκέπτη ή εξωτερικού συνεργάτη σε χώρο όπου φυλάσσονται ταχυδρομικά αντικείμενα, η επιχείρηση θα πρέπει να καταγράφει τα πλήρη στοιχεία του, καθώς και την ώρα εισόδου και εξόδου του, διατηρώντας τα σχετικά αρχεία για τουλάχιστον δύο χρόνια.
Νέες προδιαγραφές ασφαλείας για τα lockers
Ιδιαίτερο βάρος δίνεται και στις αυτοματοποιημένες θυρίδες παραλαβής δεμάτων, οι οποίες γνωρίζουν ραγδαία ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια.
Ο νέος κανονισμός προβλέπει ότι οι θυρίδες θα πρέπει να διαθέτουν αυξημένα επίπεδα προστασίας, ενώ η παραλαβή των αντικειμένων θα γίνεται αποκλειστικά μέσω μοναδικών κωδικών ή PIN.
Με τον τρόπο αυτό θα είναι δυνατή η πλήρης καταγραφή κάθε παράδοσης, επιτρέποντας στις εταιρείες να αποδεικνύουν ποιος παρέλαβε ένα δέμα και πότε πραγματοποιήθηκε η παραλαβή, σε περίπτωση αμφισβήτησης ή καταγγελίας.
Τι αλλάζει στις συστημένες επιστολές
Ο νέος κανονισμός αυστηροποιεί σημαντικά και τη διαδικασία επίδοσης συστημένων επιστολών ή αποστολών με δηλωμένη αξία.
Για παράδειγμα, κατά την παράδοση δικαστικών εγγράφων ή τραπεζικής αλληλογραφίας, ο διανομέας θα πρέπει να ελέγχει τα στοιχεία ταυτότητας του παραλήπτη και να λαμβάνει την υπογραφή του.
Εφόσον η παραλαβή πραγματοποιείται από τρίτο πρόσωπο, θα απαιτείται σχετική εξουσιοδότηση. Διαφορετικά, η επίδοση ενδέχεται να θεωρηθεί ελλιπής ή μη σύννομη.
Πότε θεωρείται ότι παραβιάζεται το απόρρητο
Το νέο πλαίσιο καθορίζει με σαφήνεια τις περιπτώσεις που συνιστούν παραβίαση του απορρήτου των ταχυδρομικών υπηρεσιών.
Σε αυτές περιλαμβάνονται το άνοιγμα επιστολής ή δέματος χωρίς νόμιμη αιτία, η ανάγνωση του περιεχομένου αλληλογραφίας, η αποκάλυψη στοιχείων αποστολέα ή παραλήπτη σε τρίτους, καθώς και η παροχή πληροφοριών σχετικά με τον χρόνο αποστολής ή παράδοσης ενός αντικειμένου. Παραβίαση θεωρείται επίσης η απώλεια, η υπεξαίρεση ή η παράνομη ιδιοποίηση ταχυδρομικών αντικειμένων.
Υποχρεωτική ενημέρωση της ΑΔΑΕ για περιστατικά ασφαλείας
Σημαντικές αλλαγές προβλέπονται και στον τρόπο διαχείρισης περιστατικών ασφαλείας. Εάν σημειωθεί, για παράδειγμα, κλοπή δεμάτων από όχημα μεταφοράς ή κυβερνοεπίθεση σε πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης αποστολών, η επιχείρηση θα πρέπει να ενημερώνει άμεσα την ΑΔΑΕ, περιγράφοντας αναλυτικά το συμβάν, τις συνέπειες που προκάλεσε και τα μέτρα που ελήφθησαν για την αποκατάσταση του προβλήματος.
Παράλληλα, θεσπίζεται υποχρεωτική εκπαίδευση όλων των εργαζομένων σε θέματα απορρήτου. Οι νεοπροσλαμβανόμενοι θα εκπαιδεύονται κατά την ανάληψη των καθηκόντων τους, ενώ το υπάρχον προσωπικό θα παρακολουθεί υποχρεωτικά προγράμματα επανεκπαίδευσης τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο.
Ειδικοί κανόνες για παραδόσεις με drone
Ο νέος κανονισμός επιχειρεί να προλάβει και τις προκλήσεις που δημιουργούν οι τεχνολογίες του μέλλοντος, ενσωματώνοντας για πρώτη φορά ειδικές προβλέψεις για τη χρήση drones στις ταχυδρομικές υπηρεσίες.
Εφόσον μια επιχείρηση χρησιμοποιεί drone για τη μεταφορά φαρμακευτικών προϊόντων, εγγράφων ή άλλων αποστολών σε απομακρυσμένες περιοχές, τα αντικείμενα θα πρέπει να μεταφέρονται μέσα σε ασφαλισμένες θήκες, ώστε να αποκλείεται η πρόσβαση τρίτων στο περιεχόμενό τους κατά τη διάρκεια της πτήσης.
Παράλληλα, όταν η παράδοση πραγματοποιείται σε ειδική θυρίδα ή προκαθορισμένο σημείο παραλαβής, θα πρέπει να εξασφαλίζεται ότι μόνο ο νόμιμος παραλήπτης μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση μέσω PIN ή άλλου συστήματος ταυτοποίησης.
Σε περίπτωση λανθασμένης παράδοσης ή έκθεσης του αντικειμένου σε δημόσιο χώρο, μπορεί να στοιχειοθετηθεί παραβίαση του απορρήτου.
Ο κανονισμός προβλέπει ακόμη ότι κάθε τεχνική βλάβη ή πτώση drone που οδηγεί σε απώλεια ή έκθεση του περιεχομένου μιας αποστολής θα πρέπει να καταγράφεται, να διερευνάται και να γνωστοποιείται στην ΑΔΑΕ μέσω ειδικής έκθεσης ασφαλείας.
