Η οργάνωση μιας εκδήλωσης φαίνεται απλή από έξω. Μια αίθουσα, λίγη μουσική, καλό φαγητό και έτοιμο. Στην πράξη όμως, όποιος έχει προσπαθήσει να το κάνει μόνος του ξέρει ότι η πραγματικότητα είναι πολύ διαφορετική.
Το event planning είναι ένας κλάδος που απαιτεί εμπειρία, δίκτυο συνεργατών και ικανότητα διαχείρισης πολλών παραμέτρων ταυτόχρονα. Από γάμους και βαπτίσεις μέχρι εταιρικά events και private parties, κάθε εκδήλωση έχει τις δικές της απαιτήσεις και τις δικές της παγίδες. Και υπάρχουν συγκεκριμένοι λόγοι για τους οποίους αξίζει να το εμπιστευτείς σε επαγγελματία από την αρχή.
1. Ο Χρόνος που Δεν Έχεις
Η οργάνωση ενός event από το μηδέν απαιτεί εκατοντάδες ώρες δουλειάς. Έρευνα για χώρους, επικοινωνία με δεκάδες προμηθευτές, διαπραγματεύσεις, συντονισμός χρονοδιαγραμμάτων, follow-up σε κάθε λεπτομέρεια. Και όλα αυτά ενώ προσπαθείς να συνεχίσεις τη φυσιολογική ζωή σου.
Ένας επαγγελματίας του event planning έχει ήδη τις απαντήσεις σε ερωτήσεις που εσύ δεν έχεις καν σκεφτεί ακόμα. Γνωρίζει ποιοι χώροι είναι αξιόπιστοι, ποιοι προμηθευτές παραδίδουν στην ώρα τους και ποια κόστη μπορούν να διαπραγματευτούν προς τα κάτω. Αυτό μεταφράζεται σε εκατοντάδες ώρες που δεν χρειάζεται να ξοδέψεις και σε αποτέλεσμα που δεν θα μπορούσες να πετύχεις στον ίδιο χρόνο.
2. Το Δίκτυο Συνεργατών που Κάνει τη Διαφορά
Ένας έμπειρος επαγγελματίας δεν ψάχνει στο Google για να βρει φωτογράφο, μουσικό ή εταιρεία catering. Έχει ήδη δοκιμασμένους συνεργάτες που γνωρίζει από δεκάδες προηγούμενες συνεργασίες. Ξέρει ποιος παραδίδει στην ώρα του, ποιος αντέχει στην πίεση της ημέρας και ποιος έχει αποδείξει την αξία του σε δύσκολες συνθήκες.
Αυτό σημαίνει λιγότερες εκπλήξεις, καλύτερη ποιότητα και συχνά καλύτερες τιμές χάρη στις μακροχρόνιες σχέσεις. Στον κόσμο του event planning, το δίκτυο είναι το μισό αποτέλεσμα. Η One Take Productions, για παράδειγμα, καλύπτει μουσική, φωτογράφηση, βιντεοσκόπηση, ήχο και φωτισμό in-house, εξαλείφοντας εξ ολοκλήρου τον κίνδυνο αναξιόπιστων εξωτερικών συνεργατών.
3. Η Διαχείριση Απρόοπτων σε Πραγματικό Χρόνο
Ακόμα και το πιο σχολαστικά σχεδιασμένο event μπορεί να αντιμετωπίσει απρόοπτα. Τεχνικό πρόβλημα με τον ήχο, καθυστέρηση βασικού προμηθευτή, αλλαγή καιρού την τελευταία στιγμή, καλεσμένοι που δεν ήρθαν ή που ήρθαν παραπάνω από τους αναμενόμενους.
Η διαφορά είναι ότι ένας επαγγελματίας του event planning έχει πάντα πλάνο Β και την εμπειρία να το εφαρμόσει γρήγορα και αθόρυβα, χωρίς οι καλεσμένοι να αντιληφθούν τίποτα. Αυτή η ψυχραιμία υπό πίεση δεν είναι έμφυτη ικανότητα. Είναι αποτέλεσμα εμπειρίας από δεκάδες events που δεν πήγαν όλα τέλεια. Χωρίς αυτή την εμπειρία, ένα μικρό πρόβλημα μπορεί να καταστρέψει ολόκληρη την εκδήλωση και τη διάθεση όλων.
4. Το Αποτέλεσμα που Δεν Μπορείς να Πετύχεις Μόνος σου
Υπάρχει μια σημαντική και αισθητή διαφορά ανάμεσα σε ένα event που «πέρασε καλά» και σε ένα event που άφησε εποχή. Αυτή η διαφορά είναι η συνοχή. Όταν ο χώρος, η μουσική, ο φωτισμός, η διακόσμηση και το πρόγραμμα μιλούν την ίδια γλώσσα και υπηρετούν το ίδιο concept, το αποτέλεσμα είναι εντελώς διαφορετικό από ένα event που φτιάχτηκε κομμάτι κομμάτι χωρίς κεντρικό συντονισμό.
Αυτή η συνοχή δεν είναι τυχαία και δεν επιτυγχάνεται εύκολα χωρίς εμπειρία. Είναι αποτέλεσμα επαγγελματικού σχεδιασμού, καλής επικοινωνίας με όλους τους εμπλεκόμενους και μιας ξεκάθαρης δημιουργικής κατεύθυνσης που διατηρείται από την πρώτη συνάντηση ως την τελευταία ώρα της εκδήλωσης. Το event planning γάμου, για παράδειγμα, απαιτεί συντονισμό δεκάδων διαφορετικών στοιχείων που πρέπει να λειτουργούν αρμονικά την ίδια μέρα.
5. Εσύ να Απολαύσεις την Εκδήλωση
Αυτός είναι ίσως ο πιο σημαντικός λόγος από όλους και αυτός που οι περισσότεροι δεν σκέφτονται αρκετά όταν αποφασίζουν να οργανώσουν μόνοι τους ένα σημαντικό event. Όταν αναλαμβάνεις εσύ την οργάνωση, την ημέρα του event δεν είσαι καλεσμένος. Είσαι project manager με λίστες, τηλέφωνα και προβλήματα να λύσεις.
Λύνεις προβλήματα, συντονίζεις ανθρώπους, τρέχεις από τη μία άκρη στην άλλη και χάνεις τις στιγμές που ήθελες να ζήσεις. Με έναν επαγγελματία δίπλα σου, μπορείς να ζήσεις τη στιγμή αντί να τη διαχειρίζεσαι. Αυτή η διαφορά μόνο δεν έχει τιμή.
Αν ψάχνεις επαγγελματική προσέγγιση για το επόμενο event σου, επικοινώνησε με την One Take Productions στο [email protected] ή στο +30 697 924 4808.
